Локальный нормативный акт (ЛНА) – FAQ и образцы 2021

Деятельность любого предприятия, учреждения, компании, ее внутренняя организация, основные правила осуществления трудовых обязанностей сотрудниками и менеджментом, регулируются действующим законодательством, иными актами, содержащими нормы трудового права, а также коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права. Давайте рассмотрим, что такое локальные нормативные акты и чем они отличаются от НПА.

Образцы локальных документов

Каждый документ составляется по установленным Приказами и Распоряжениями органов власти правилами. Ниже приведен список основных ЛНА, которые доступны для скачивания. Просто нажмите

• Штатное расписание;
• Положение о защите персональных данных;
• Правила внутреннего трудового распорядка;
• Программа проведения вводного инструктажа по охране труда;
• Кодекс деловой этики;
• Положение о персонале;
• Приказ об утверждении новой редакции НЛА;
• Лист ознакомления с НЛА: образец и пустой бланк.

Что такое локальные нормативные акты лна

В науке локальный нормативный акт определяют, как акты, принимаемые работодателем и содержащие правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение к неопределенному кругу лиц. Но данное определение часто подвергается критике, так как к основным документам, которые содержат правила поведения можно отнести Правила внутреннего трудового распорядка или инструкции по охране труда. Понятие локального нормативного акта несколько шире.

Для его определения лучше воспользоваться положениями ст. 8 ТК РФ: локальный нормативный правовой акт (ЛНПА) – документ, содержащий нормы трудового права, рассчитанный на неоднократное применение и устанавливающий права и обязанности организации, всех или отдельных категорий ее работников, который принимается работодателем в пределах его компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Классификация локальных актов

В трудовом законодательстве нет закрытого перечня локальных нормативных актов, необходимых для принятия каждым хозяйственным субъектом. Поэтому предлагаем следующую классификацию:

В зависимости от характера установления:

• предусмотренные в трудовом законодательстве: как поименованные в нормах права, так и предусмотренные в виде указания на их основное содержание;
• не предусмотренные в трудовом законодательстве, которые можно разделить на: ЛНА, принятие которых возможно наряду с коллективными договорами и соглашениями; ЛНА, определяющие дополнительные социальные льготы и гарантии; ЛНА, которыми устанавливаются порядок, процедуры, связанные с трудовыми отношениями;

В зависимости от требования согласования с профсоюзом:

• локальные нормативные акты/документы (ЛНД), принятие которых требует учета мнения представительного органа работников согласно ТК РФ, другим федеральным законам и иным нормативным правовым актам РФ, коллективным договорам, соглашениям;
• ЛНА, принятие которых не требует учета мнения представительного органа работников.

Как отличить локальный нормативный от других кадровых документов

Важно разграничивать локальные нормативные акты и индивидуальные правовые акты, такие как приказы о приеме на работу, увольнении, выплате премий, материальной помощи и другие документы для однократного применения или касающиеся только одного работника.

Главным отличие ЛНА является тот факт, что при наличии профсоюза некоторые локалки необходимо принимать с учетом его мнения (ст. 8 ТК РФ). При этом, коллективные договоры и соглашения к локальным актам относиться не будут.

От рассмотренных нами в другой статье нормативных правовых актов локалки отличаются следующими признаками:

• Действуют только в рамках конкретной организации;
• Не обладают методами защиты как государственное принуждение и непосредственная государственная санкция – за нарушение положений локалок предусмотрены внутренние дисциплинарные взыскания;
• Не являются правовыми, то есть не содержат в себе нормы права. В действительности локальные документы больше содержат правила поведения, правила дисциплины и др.

В Письме Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653‑6‑1 указывается, что штатное расписание является локальным нормативным актом организации, но непосредственно не связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним новичка при приеме на работу. Перед заключением трудового договора работники должны быть ознакомлены только с локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью.

В любом случае, независимо от того, относятся ли штатное расписание и график отпусков к локальным нормативным актам, они должны быть в каждой организации.

Какие нормативные документы должны быть в организации

Всю локальную документацию можно разделить на обязательную и необязательную.

Перечень обязательных документов

Обязательные локальные нормативные акты организации:

• правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
• документ, регламентирующий порядок хранения и использования персональных данных работников, например, положение о персональных данных работников;
• положение об оплате труда и премировании, если соответствующих условий нет в ПВТР;
• ЛНА, содержащий перечень должностей работников с ненормированным рабочим днём; 
• локальный НПА, предусматривающий разделение рабочего дня на части.

Перечень не обязательных документов

К необязательным локальным актам относятся такие как положения о персонале, о добровольном мед. страховании, кодексы этики, должностные инструкции – список открытый.

Общие требования к локальным нормативным актам организации

Любые ЛНА в компании разрабатываются рабочей группой или единоличным исполнителем-работником, в зависимости от направленности это может быть юрист, бухгалтер, кадровик или любой другой представитель структурного подразделения компании. 

Структура и содержание

Структуру локальных актов стандартно составляют три раздела: 

• общие положения;
• основная часть;
• заключительные положения.

Формальные требования закреплены в ГОСТе Р 6.30-2003 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»: тексты документов, регулирующих деятельность организации, состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.

ЛНА, помимо основной части документа, могут содержать приложения. В этом случае делается отметка о наличии приложения. Сделать такую отметку можно в конце документа, например, «Приложение: лист ознакомления работников с Положением на 5 л. в 1 экз.». На самом приложении в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на связь с основным документом, например, «Приложение № 1 к Положению о структурном подразделении от 15.04.2021».

Проект локального акта подписывается работником или рабочей группой, его разработавшими. Реквизит «Подпись» включает наименование должности, личную подпись и расшифровку подписи. Кроме этого, если документ проходил согласование с другими должностными лицами, оформляется виза согласования, включающая подпись и должность визирующего, расшифровку подписи и дату подписания.

На подлиннике документа визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Документ прошивается, пронумеровывается и скрепляется печатью организации.

Как сделать и утвердить лна

Любой ЛНА проходит несколько этапов: разработку, согласование, утверждение, введение в действие. Далее рассмотрим процесс поэтапно.

Разработка

Разрабатываются ЛНА, как правильно кадровым и юридическим отделом, с учетом мнения профсоюза, в особых случаях, указанных в законе.

Оформление

При оформлении локального нормативного акта используется бланк, который включает в себя: 

• наименование организации (в строгом соответствии с учредительными документами); 
• наименование документа;
• дату регистрации (утверждения) и регистрационный номер документа; 
• место составления документа. 

Страницы нумеруют начиная со второй страницы. 

Согласование

Каждый разработанный ЛНА проходит процедуру согласования со специалистами других служб — бухгалтерией, отделом кадров, юридическим отделом, руководством компании и т.д. Свои корректировки и замечания работники излагаются на отдельном листе согласования. После окончательного согласования локальный акт передается на утверждение руководителю.

В случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, перед принятием решения работодатель, направляет проект в выборный орган профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников (представительный орган работников). Данный орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта акта направляет работодателю мотивированное мнение по нему в письменной форме.

Составление приказа об утверждении локальных актов

ЛНА, после согласования окончательного варианта, вводится в действие Приказом руководства компании. Утверждать документ должен либо непосредственно генеральный директор, либо уполномоченное по доверенности лицо. Утверждение может происходить как отдельным распорядительным документом – приказом или распоряжением об утверждении локального акта, так и в виде соответствующего реквизита «Утверждаю», или «Утверждено» на самом локальном акте.

Ознакомление штата

Обязательны для ознакомления под подпись следующие ЛНА:

• трудовой договор и доп. соглашения к нему; 
• приказы о приеме на работу и увольнении
• уведомления о сокращении штата, 
• с локальными нормативными актами компании, которые прямым образом затрагивают их интересы.

Другие кадровые документы не требуют ознакомления с ними работников под подпись. Это касается, например, табелей учета рабочего времени, графиков работы и отпусков, расчетных листков.

Изменение, отмена и хранение локальных актов

Работодатель должен внести изменения в соответствующие локальные нормативные акты при введении изменений в отраслевое законодательство. Возможно внесение изменений и по желанию работодателя, главное – чтобы такие изменения не ухудшали положение работников.

Порядок внесения изменений аналогичен разработке и принятию ЛНА. В некоторых случаях необходимо получить согласие работника (когда изменения касаются определенных сторонами условий трудового договора). Так как изменять условия трудового договора, доп. соглашений к нему в одностороннем порядке работодатель может только из-за организационных или технологических изменений условий труда, предупредив об этом работника за два месяца. Любые изменения оформляются приказом.

В ст. 12 ТК РФ закреплен список случаев, когда локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие:

• истечение срока действия;
• отмена (признание утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом;
• вступление в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом).

Отмена ЛНА также оформляется приказом, за исключением случаев, когда срок действия такого акта истек автоматически.

Что касается хранения, то оригиналы действующих локальных нормативных актов обычно хранятся в одном месте – в канцелярии, отделе кадров или другом подразделении. А подразделениям, которые руководствуются положениями того или иного локального акта, необходимо иметь его копию. Работодатель обязан обеспечить возможность сотруднику при необходимости ознакомиться с локальным актом, связанным с его трудовой деятельностью.

Работодатель также обязан хранить уже недействующие локальные нормативные акты организации. Сроки хранения установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Последствия нарушений

За нарушение установленных и принятых в компании локальных НПА, предусмотрена дисциплинарная ответственность: замечание, выговор и даже увольнение. Если нарушаются нормы непосредственно гражданского законодательства (например, Закон о персональных данных), работник так же может быть привлечен и к другим видам ответственности, помимо дисциплинарной.

Частые вопросы

В связи с достаточно размытыми дефинициями в законе, на практике возникает множество вопросов по поводу разработки и применения ЛНА. 

Что сильнее трудовой договор или локальный акт

Так как локальные акты не могут ухудшать положение работников, в случае противоречия между ЛНПА и трудовым договором – положения ЛНПА не применяются. Трудовой договор имеет юридическую силу выше.

Нужно ли знакомить с данными документами сотрудников

Да, обязанность работодателя ознакомить работника с любым локальный нормативным актом, связанным с его трудовой деятельностью установлена законом. Всех принимаемых на работу до подписания трудового договора ознакомьте с правилами внутреннего трудового распорядка, положениями об оплате труда и персональных данных, с должностной инструкцией (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4414-6).

Знакомить работника, например, со штатным расписанием, графиком сменности не обязательно.То, что работник ознакомлен с ЛНПА, подтверждает его подпись в журнале ознакомления либо на листе ознакомления к ЛНПА или трудовому договору.

Как оспорить локальный нормативный акт организации

Оспаривать такие акты (в сфере гражданско-правовых или трудовых правоотношений) нужно в судебном порядке. в сфере гражданско-правовых или трудовых правоотношений. Рассмотрение должно проходить в рамках искового производства, по Гражданскому процессуальному кодексу РФ, так как сами спорные правоотношения основаны на свободном волеизъявлении сторон и имеют равноправный, договорный характер, в котором отсутствует властный элемент. Любой локальный акт, изданный в частной организации, обладает свойством диспозитивности, его действие изначально принимается работником добровольно при заключении трудового договора. В случае же последующего несогласия работника с локальным актом он вправе обжаловать его в порядке гражданского судопроизводства.